Peppol en e-facturatie: wat elke ondernemer moet weten
Elektronische facturatie is niet langer iets van de toekomst: het wordt de nieuwe standaard voor bedrijven in België en Europa. In België is beslist dat e-facturen via Peppol vanaf 1 januari 2026 verplicht worden voor B2B-transacties. Maar wat betekent dat concreet voor jou als ondernemer?
Wat is Peppol precies?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische documenten (zoals facturen en orders) veilig en gestructureerd kunnen uitwisselen met elkaar.
Met andere woorden: in plaats van een PDF per e-mail te versturen, komt je factuur rechtstreeks in het boekhoudsysteem van je klant terecht. Handig!
Waarom komt er een e-facturatie verplichting?
Op de eerste plaats wilt de Belgische overheid de administratie voor ondernemers vereenvoudigen en tegelijk de btw-fraude terugdringen.
Daarnaast sluit België aan bij de bredere EU-doelstelling om e-facturatie te standaardiseren.
De verplichting tot e-facturatie brengt efficiëntie en betrouwbaarheid met zich mee: facturen gaan niet meer, er is minder manueel werk en er gebeuren minder fouten.
Voor wie geldt de e-facturatie verplichting?
- Vandaag: e-facturatie is al verplicht bij facturatie aan de overheid, oftewel voor B2G (business to government). Als je factureert aan een overheidsdienst, moet dit dus al via Peppol of Mercurius.
- Vanaf 2026 geldt de verplichting voor B2B-facturatie bij alle btw-plichtige bedrijven, of je nu een eenmanszaak of vennootschap hebt.
Uitzonderingen voor de e-facturatie verplichting:
- B2C blijft voorlopig buiten de verplichting.
- Ben je gemengd btw-plichtig? Facturen waarop alleen btw-vrijgestelde handelingen staan, vallen niet onder de e-facturatie verplichting.
- Ben je volledig btw-vrijgesteld? Ook dan val je niet onder de e-facturatie verplichting.
- Let wel: je moet altijd aankoopfacturen kunnen ontvangen, ook wanneer je btw-vrijgesteld of gemengd btw-plichtig bent!
Wat moet jij als ondernemer doen?
- Check je boekhoudsoftware: de meeste moderne boekhoudpakketten (zoals Exact, Octopus, Yuki, Teamleader, Billit…) zijn al in orde en aangesloten op Peppol.
- Vraag advies aan je boekhouder: gebruik je nog geen software, overleg dan met je boekhouder hoe je dit best in orde brengt.
- Bereid je klanten voor: sommige klanten kunnen al e-facturen ontvangen via Peppol. Vraag dit actief na en factureer waar kan al via Peppol.
- Begin op tijd: wacht niet tot 2026. Hoe sneller je overstapt, hoe vlotter je administratie zal lopen.
De voordelen van e-facturatie voor jou
- Tijdswinst: facturen kunnen sneller opgemaakt worden en komen rechtstreeks in de boekhouding.
- Minder fouten: geen manueel werk meer via onprofessionele methodes en geen zoekgeraakte mails meer.
- Snellere betalingen: e-facturen worden vaak sneller verwerkt en dus ook sneller betaald.
- Klaar voor de toekomst: geen last-minute stress wanneer de verplichting binnenkort ingaat.
